I Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo o Modelli 231 raccolgono un insieme di misure messe in atto da un’azienda al fine di prevenire reati da parte dei propri dipendenti, amministratori o collaboratori.
Il Decreto Legislativo 231/2001, infatti, prevede che le società e le associazioni possano essere ritenute penalmente responsabili per:
- reati tributari
- reati contro la Pubblica Amministrazione
- reati ambientali
- omicidio e lesioni da violazioni delle norme in materia di prevenzione salute e sicurezza sul lavoro
- impiego di lavoratori stranieri irregolari
- altri reati
I Modelli 231 devono, quindi, individuare i rischi di commissione di questi reati e stabilire le procedure e i controlli per prevenirli.
Inoltre, devono prevedere la nomina di un Organismo di Vigilanza, indipendente, che ha il compito di monitorare l’efficacia degli stessi.
L’adozione dei Modelli 231 non solo riduce il rischio di commissione di reati, ma può anche essere un fattore positivo sia per l’immagine e la reputazione dell’azienda o dell’organizzazione, che per la crescita dell’etica e della cultura della legalità.
Come sono strutturati
I Modelli 231 non hanno una struttura standardizzata e uniforme, ma devono essere adattati alle specificità e alle esigenze dell’azienda o dell’organizzazione che li adotta.
Tuttavia, in linea generale, i MOGC sono composti da alcune sezioni fondamentali, tra cui le seguenti.
- La descrizione dell’organizzazione: in questa sezione è descritta l’organizzazione dell’azienda o della associazione, persona giuridica, con l’indicazione delle unità organizzative, delle funzioni e delle responsabilità.
- L’individuazione dei reati: in questa parte vengono individuati i reati a maggior rischio di occorrenza nell’ambito delle attività svolte, per i quali l’organizzazione potrebbe essere ritenuta penalmente responsabile e per i quali i MOGC devono prevedere misure adeguate.
- Le misure organizzative e procedurali: ad esempio la definizione dei processi di controllo interno, l’implementazione di procedure per la verifica dell’operato dei dipendenti e l’adozione di politiche di trasparenza e di etica aziendale.
- La nomina dell’Organismo di Vigilanza: ovvero di un organismo indipendente che ha il compito di monitorare l’efficacia dei MOGC, segnalare eventuali violazioni e proporne l’aggiornamento.
- La formazione del personale: in questa sezione vengono illustrate le attività formative previste per il personale.
- Il monitoraggio e verifica: in questa sezione vengono definite le modalità di monitoraggio e verifica dell’efficacia dei MOGC, nonché l’eventuale attività di revisione e di aggiornamento.
- Le misure disciplinari specifiche ed il Codice Etico.
In altre parole, sebbene la struttura dei MOGC sia flessibile e adattabile alle specificità dell’organizzazione, deve comunque comprendere le sezioni fondamentali sopra descritte.
Quali sono i principali Modelli 231
I quattro principali modelli organizzativi sono:
1. Struttura organizzativa gerarchica. In questo modello le decisioni vengono prese dall’alto verso il basso e le informazioni circolano in modo verticale all’interno dell’organizzazione.
2. Struttura organizzativa funzionale. In questo modello sono presenti dipartimenti (es. amministrazione, produzione, marketing), le decisioni vengono prese da ciascun dipartimento e, successivamente, integrate per raggiungere gli obiettivi.
3. Struttura organizzativa a matrice. In questo modello si combinano gli aspetti del modello gerarchico e del modello funzionale, in modo da avere una maggiore flessibilità e un’ottimizzazione delle risorse.
4. Struttura organizzativa divisionale. In questo modello l’organizzazione è strutturata in modo da creare una rete di relazioni tra le diverse unità, interne ed esterne all’organizzazione stessa.
Il giusto modello organizzativo
Cosa deve fare un’organizzazione affinché un Modello Organizzativo sia elaborato, adottato ed aggiornato efficacemente? Seguire alcuni passaggi fondamentali, tra cui:
– Analisi dei rischi. L’organizzazione deve effettuare un’analisi dei rischi per individuare le attività che possono creare esposizione alla commissione di reati, in modo da valutare quali siano i rischi maggiori e determinare le misure organizzative e procedurali da adottare per prevenirli.
– Definizione del MOGC. L’organizzazione deve definire il Modello di organizzazione, gestione e controllo (MOGC) in modo da garantire che siano incluse tutte le misure necessarie per prevenire i rischi individuati, definendo anche le procedure per l’adozione e l’aggiornamento del modello stesso.
– Nomina dell’Organismo di Vigilanza. L’organizzazione deve nominare l’Organismo di Vigilanza, ovvero un organismo indipendente che ha il compito di monitorare l’efficacia del MOGC, segnalare eventuali violazioni e proporne l’aggiornamento.
– Formazione del personale. L’organizzazione deve formare adeguatamente il personale, fornendo le informazioni e le conoscenze necessarie per garantire la corretta applicazione del MOGC.
– Comunicazione del MOGC. L’organizzazione deve comunicare a tutti i dipendenti, amministratori e collaboratori l’adozione del MOGC, illustrando le procedure e le regole da rispettare.
– Valutazione dell’efficacia del MOGC. L’organizzazione deve valutare periodicamente l’efficacia del MOGC, attraverso l’attività dell’Organismo di Vigilanza, verificando l’adeguatezza delle misure adottate e la loro efficacia nella prevenzione dei rischi.
– Aggiornamento del MOGC. L’organizzazione deve aggiornare il MOGC, tenendo conto delle nuove normative e dei cambiamenti organizzativi, nonché dei rischi individuati e delle segnalazioni dell’Organismo di Vigilanza.
In sintesi, per elaborare, adottare ed aggiornare efficacemente un Modello Organizzativo, l’organizzazione deve seguire un approccio metodologico che preveda l’individuazione dei rischi, la definizione del MOGC, la nomina dell’Organismo di Vigilanza, la formazione del personale, la comunicazione del MOGC, la valutazione dell’efficacia e l’aggiornamento del MOGC.